Warum du virtuelle Assistentin mit Fokus auf WordPress werden solltest

Was genau ist eine virtuelle Assistentin?

Eine Virtuelle Assistentin – kurz VA(s) – gibt es schon länger, als du glauben magst. In den USA fand dieser Begriff in den 90er Jahren Einzug in die Arbeitswelt. Virtuelle Assistentinnen sind wie der Name sagt, Frauen, die Aufgaben auf virtueller bzw. online Basis erledigen

Sie übernehmen für den Auftraggeber je nach Angebot und Nische unterschiedliche Aufgaben und erledigen diese selbstständig. Das Level auf dem sich die virtuelle Assistentin befindet und das Aufgabengebiet, welches sie sich selbst gewählt hat, entscheiden über ihr Angebot und ihr Leistungsspektrum. 

Virtuelle Assistentinnen arbeiten flexibel und ortsunabhängig, meistens jedoch im Homeoffice oder in einem Co-Working-Space. Da es sich hierbei um eine selbstständige Arbeit handelt, muss diese bei den entsprechenden Behörden z.B. Finanzamt angemeldet werden. Die Arbeit als virtuelle Assistenz eignet sich auch als Nebentätigkeit.

Der größte Vorteil am Beruf der virtuellen Assistenz ist, dass die VA selbst entscheiden kann, welche Aufgaben und Services sie anbietet, welche Leistungspakete sie schnürt und mit wem und wann sie arbeitet.

Die Aufgaben einer virtuellen Assistentin

Diese reichen von administrativen und Backoffice-Aufgaben über Buchhaltung und Eventplanung bis hin zu komplexen Projekten und Programmen. Virtuelle Assistentinnen können für einzelne Aufgaben und Projekte unkompliziert gebucht werden und arbeiten diese dann selbstständig ab, wodurch sie auch nur für den erbrachten Aufwand an Stunden bezahlt werden. 

Es gibt allerdings mehrere Gründe, warum du dich von deinem Bauchladen verabschieden und Expertin in einem ganz konkreten Gebiet werden solltest.

  • Du wirst als Expertin wahrgenommen (& behandelt) und nicht als Mädchen für alles.
  • Du kannst höhere Stundensätze verlangen.
  • Du hast weniger Mitbewerber:innen.
  • Du hast weniger Verwaltungsaufwand.
  • u.s.w.

Es spricht nichts dagegen dich erstmal auszuprobieren und verschiedene Services anzubieten. Dennoch ist meine Empfehlung für dich, dass du dich nach einer gewissen Zeit spezialisierst.

Warum  du dich auf Webseiten spezialisieren solltest

Vom Jahr 2020 bis zum Jahr 2021 gab es allein rund 550.000 neue Webseiten mit der Endung .de. Das sind etwa 1.507 Webseiten pro Tag und die Tendenz ist steigend. Die Zeit der Digitalisierung hat gerade erst angefangen. Zudem hat die weltweite Corona Pandemie dazu beigetragen, dass viele Unternehmen gezwungenermaßen online gehen mussten. Diese Tendenz wird sich auch in Zukunft fortsetzen. Es wird immer wieder neue Unternehmen und Selbstständige geben, die eine Webseite benötigen. Auch die bestehenden Webseiten brauchen regelmäßige Betreuung und Updates. Darum ist eine Spezialisierung auf Webseiten zukunftsorientiert und hat auch in Zukunft viel Potenzial.

Warum solltest du auf Wordress setzen?

Auf WordPress basierende Webseiten machen mittlerweile fast 28 Prozent des gesamten Internets aus. Vor allem Einzelunternehmer:innen sowie kleine und mittelständige Firmen setzen auf dieses CMS (Content-Management-System). 

Hier einige Vorteile, warum WordPress so beliebt ist:

Keine Programmierkenntnisse notwendig

Um eine Webseite mit WordPress zu erstellen sind keinerlei Programmierkenntnisse erforderlich. Mit dem Divi Theme lässt sich eine Webseite wunderbar per drag & drop aufbauen.

Flexibilität

Durch den Einsatz von unterschiedlichen Plugins ist WordPress unheimlich flexibel und lässt sich wunderbar personalisieren. 

Unabhängigkeit

WordPress ist ein kostenfreies Open-Source Content Managementsystem. Open-Source-Lösungen eliminieren das Risiko der Herstellerbindung

Support

Die WordPress Community ist unheimlich groß. Im Netz findest du zahlreiche Blogartikel, Foren, Youtube-Videos, die dir bei diversen Herausforderungen mit Sicherheit weiterhelfen. 

DSGVO

Eine Webseite basierend auf WordPress lässt sich mit wenigen Handgriffen DSGVO-konform gestalten. 

 

Was sind die Aufgaben einer virtuellen Assistenz mit WordPress als Schwerpunkt?


Die Aufgaben einer virtuellen Assistenz mit WordPress als Schwerpunkt sind unter anderem:

Webseitenerstellung: Erstellung von neuen Webseiten, Überarbeitung, Optimierung und Relaunch von bestehenden Seiten.

Erstellung von Ladingpages: Erstellung von Salespages, Seiten für Webinar-, Newsletter- und Freebieanmeldung.

Erstellung von Online-Shops:

Webseitenanalyse: Analyse bestehender Webseiten mit Fokus auf die Bereichen: SEO, Technik, Design, Nutzerführung, etc.

SEO-Optimierung & Texten: Suchmaschinenoptimierung und Verbesserung der Ladezeit. Schreiben von SEO-optimierten Texten.

Wartung, Pflege und Betreuung von Webseiten: Aktualisierungen von WordPress, Theme und Plugins, Einpflegen von Blogartikeln, inhaltliche Anpassungen, Erstellung von Landing- und Salespages. 

 

Was brauche ich, um als virtuelle Assistentin mit WordPress durchzustarten?

Als virtuelle Assistenz arbeitest du mit vielen unterschiedlichen Kunden und solltest dich dementsprechend an diese anpassen können. Natürlich ist es erstrebenswert ausschließlich mit Wunschkunden zu arbeiten, aber jeder Kunde ist individuell und so ist auch jedes Webprojekt.
Als virtuelle Assistentin solltest du generell ein paar ausschlaggebende Soft Skills mitbringen. Diese sind vor allem: 

  • Eigenmotivation: Wie bereits erwähnt, jeder Kunde und jedes Webprojekt ist anders. In der Regel wirst du vor allem in der Anfangszeit immer wieder mit neuen technischen Herausforderungen konfrontiert. Es liegt an dir dich immer wieder in diese Themen einzuarbeiten und Lösungen zu finden.
  • Weiterbildungsbereitschaft & Motivation zu lernen: Wie bereits erwähnt, im Online-Bereich hat man niemals ausgelernt. Es gibt immer wieder neue Trends und Entwicklungen, die du im Auge behalten solltest. 
  • Verantwortungsbewusstsein: Ein Webseitenprojekt ist juristisch gesehen ein Werkvertrag. Das Werk muss am Ende frei von Mängeln sein. Dazu gehört u.a., dass das Werk den rechtlichen Gegebenheiten entspricht. Es reicht nicht z.B. nicht zu sagen, dass sich der Kunde um die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen auf der Seite kümmern soll. 
  • strukturiertes & zielorientiertes Arbeiten: In der Regel haben deine Kunden noch nie eine Webseite in Auftrag gegeben. Damit du das Projekt erfolgreich abschließen und deinen Kunden begeistern kannst, ist es essentiell  
  • Selbst- & Zeitmanagement: Ich rate dir bei der Angebotserstellung kein konkretes Datum der Fertigstellung zu kommunizieren. Halte stattdessen lieber an einer Kalenderwoche fest. Dennoch sollte dein Selbst- und Zeitmanagement so gut sein, dass du das Projekt im angestrebten Zeitraum fertig stellst. 
  • Orientierung an der Problemlösung des Kunden: Behalte stets den Kundennutzen im Auge und stelle dein Ego zurück. 
  • Flexibilität
  • Kommunikationsstärke & Selbstbewusstsein: Nicht immer machen die Wünsche der Kunden Sinn. Es liegt an dir dies entsprechend zu kommunizieren und den Kunden zu überzeugen.

Neben den oben genannten Soft-Skills, sind folgende Hard-Skills von Bedeutung 

  • ein Auge für gutes Design und Kenntnisse in der Bildbearbeitung z.B. via Canva
  • technisches Verständnis und Know-How über Zusammenhänge von Hoster, Datenbank, Domain, WordPress, dem Backend und Plugins
  • Verständnis von Nutzerführung, Usability & Customer Journey
  • Grundverständnis von Suchmaschinenoptimierung

Ein sicherer Umgang mit Laptop und PC sowie eine gewisse Internetaffinität sollten eine Voraussetzung sein, da die gesamte Kommunikation und dein Angebot über Online-Tools laufen.
Um professionell aufzutreten und deinen Expertenstatus unter Beweis zu stellen, solltest du so schnell wie möglich Rezensionen über die Zusammenarbeit mit dir sammeln und auf deiner eigenen Homepage veröffentlichen .

Zwingend erforderlich ist natürlich, dass du weißt WIE du eine Webseite baust und was alles dazu gehört. Dabei unterstützt dich mein Programm Webseitenpower. Du lernst u.a. wie du eine Webseite technisch korrekt aufsetzt, welche Plugins du wirklich brauchst, was es mit der DSGVO auf sich hat, wie du die einzelnen Seiten erstellst und aufbauen musst, damit sie wirklich konvertieren, ein Menü anlegst, etc.

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Was verdient eine virtuelle Assistentin?

Preise von virtuellen Assistentinnen unterscheiden sich je nachdem, auf welcher Stufe sie in ihren Business stehen und welche Erfahrungen, Kompetenzen und Qualifikationen sie mitbringen. Deine Preise dürfen passend zu deiner Qualifikation wachsen.
Am Anfang wird oft nach Stunden abgerechnet oder es werden Stundenpakete geschnürt. Für die Erstellung von ganzen Webseiten empfehle ich dir Paketpreise zu schnüren
– z.B. eine Webseite besteht aus XY Seiten, mit Xy funktionen etc. kostet Xy Euro.

Bevor ich mit einem Projekt starte, verlange ich eine Anzahlung in Höhe von 50% des Angebotspreises. Die Restzahlung wird fällig, wenn das Projekt beendet und übergeben wurde.

Wichtig ist, dass du deine Zeit trackst – z.B. mit dem Tool Toggle. Du bekommst dann ein Gefühl dafür, wie lange du für welche Tätigkeit brauchst. Das hilft dir zum einen dabei dich selbst zu organisieren und zum anderen bei der Kalkulation von zukünftigen Angeboten. 

Ich habe z.B. mit 25 Euro die Stunde gestartet. Dein Ziel sollte es allerdings sein so schnell wie möglich deine Preise zu erhöhen. Du darfst schließlich nicht vergessen, dass du Sozialabgaben, Steuern und Altersvorsorge selbst begleichen musst und du im Urlaub nicht bezahlt wirst. 

 

Wer braucht eine virtuelle Assistentin, die sich auf technische Dienstleistungen fokussiert hat?

Quasi jeder der mit seinem Unternehmen online sichtbar sein möchte. Sei es der Bäcker um die Ecke, die DIY Seifenherstellerin aus der Nachbarschaft oder ein Coach oder Trainer für alle möglichen Sportarten.
Sprich: 

  • (Online-Business)-Unternehmen
  • staatliche Institutionen
  • Agenturen 
  • Online-Shop-Betreiber:innen
  • Start-Ups und Gründer:innen

Auch Unternehmen oder Dienstleister die bereits online sind brauchen immer wieder Hilfe einer virtuellen Assistentin, denn es entwickeln sich im Internet immer wieder neue Trends und auch das Unternehmen der Kunden wächst, wodurch die immer wieder Beratung, Betreuung und Unterstützung brauchen werden.

 

Wo findet man als Virtuelle Assistentin Kunden?

Um für Kunden als VA mit WordPress oder anderen technischen Dienstleistung sichtbar zu sein, macht es sich gut, selbst eine überzeugende Webseite zu haben, mit der du im Netz gefunden wirst und mit der du potenzielle Kunden von deinem Können überzeugt kannst. Verwende deshalb zuerst genügend Herzblut und Zeit darauf deine eigene Webseite zu erstellen. Im nächsten Schritt solltest du ein Portfolio kreieren. Hast du noch wenige oder keine Webseiten erstellt/analysiert oder designed? Kein Problem.
Baue dir ein Portfolio unter der Prämisse “So könnte deine/Ihre neue Webseite aussehen” auf und zeige einfach ein paar Entwürfe von dir. Erstelle entsprechende Seiten für deine Zielgruppe z.B. Seiten für Yoga-Studios, für Handwerkerbetriebe, für Hundetrainer, Coaches, usw. Versetz dich in deine Zielgruppe, wähle Farben, Schriften und alles weitere was dazu gehört für deine fiktiven Kunden aus. So übst du nicht nur dein Können, sondern hast auch für echte Kunden etwas zum vorzeigen. 

Bist du eher der kreative Kopf und hast Visionen und Vorstellungen für unkonventionelle und spannende Webseiten? Nutze Instagram und Facebook um deine Ideen und Arbeiten zu präsentieren. Auch hier kannst du von Kunden gefunden werden,

Die letzte Möglichkeit ist noch Freunde, ehemalige Arbeitgeber oder Bekannte aus der Region zu fragen. Sei stolz auf das was du machst. zu 99% hast du mehr Ahnung von dem was du tust als sonst jemand in deinem Umfeld. Vielleicht braucht ja der Sportverein von deinem Papa einen SEO-Check. Oder die Arbeitskollegin deiner Schwester will einen DIY Blog eröffnen. Die Möglichkeiten sind vielfältig und wir haben alle mal ganz am Anfang irgendwo gestartet.

 

Weitere Tipps, um als virtuelle Assistentin gefunden zu werden:

  • Aktualisiere deine beruflichen und sozialen Netzwerke wie Facebook und LinkedIn. 
  • Melde dich auf Plattformen für Freelancer und VAs an. 
  • Erzähle deinen Freunden und Bekannten von deiner Selbstständigkeit.
  • Baue dir ein Netzwerk auf.
  • Schau dir meine Masterclass zum Thema: “Mehr Kunden ohne 27/4 auf Facebook & co. aktiv zu sein.” an
  • Trete entsprechenden Gruppen auf Facebook und LinkedIn bei. Oft gibt es Portale und Gruppen, in denen Kunden ihre Aufträge oder Gesuche rein schreiben und VAs ihre Leistungen anbieten können.

    Portale für VAs zur Kundenfindung sind unter anderem: 

Wie werde ich virtuelle Assistentin mit Schwerpunkt auf WordPress?

Im ersten Schritt solltest du lernen, wie du umwerfende Webseiten, erstellst. Webseiten, die nicht nur toll aussehen, sondern auch technisch korrekt aufgesetzt sind und rechtlich die entsprechenden Anforderungen erfüllen. Dabei hilft dir mein Programm Webseitenpower.

Sobald du deine Webdesign-Fähigkeiten verinnerlicht hast, ist es an der Zeit deinen idealen Kunden besser kennen zu lernen, Pakete zu schnüren, Kunden zu finden, dein Portfolio aufzubauen, Projekte zu verwalten, deinen Workflow sowie die Kundenzusammenarbeit zu optimieren und aus deinem Traum einen Vollzeitjob zu machen.

Ich habe dir einen Fokusplan zusammengestellt, auf was du dich in welcher Businessphase konzentrieren solltest. Diesen Plan kannst du dir hier ohne Eintrag in den Newsletter downloaden.

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Ahoi, ich bin Michaela.

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